DOI: http://dx.doi.org/10.24965/10.24965/gapp.v0i13.10234

Factores de éxito en la implementación de la E-administración en la educación: el caso de los portales del empleado

Héctor M. Pérez Feijoo

Xunta de Galicia

Hmpf@edu.xunta.es

Mercedes García Ordaz

Universidad de Huelva

ordaz@uhu.es

Francisco José Martínez López

Universidad de Huelva

francis@uhu.es

Resumen

La implantación de un portal del empleado en la Administración Pública es un proceso cuyo éxito depende de un conjunto de factores clasificados en cinco áreas críticas: información y datos, tecnología, elementos de la organización, elementos institucionales y, por último, contexto. El presente artículo identifica factores clave en cada categoría para el caso de la implementación de un portal del empleado público educativo. Adicionalmente se establece un orden de prioridades, distinguiendo aquellos factores clave desde el inicio de aquellos a desarrollar en fases posteriores.

Palabras clave

E-Administración, portales del empleado, educación, factores de éxito.

Success factors in the implementation of e-government in the field of education: the case of employee portals

Abstract

The implementation of an employee portal in Public Administration is a process whose success depends on a number of factors ranked in five critical areas: information and data, technology, organizational elements, institutional elements and finally context. This article identifies key factors in each category for the implementation of a public education employee portal. Additionally, we establish an order of priorities, distinguishing those key factors from the beginning of those to be developed in later phases.

Keywords

E-Government, employee portals, education, success factors.

Introducción

El propósito de este artículo es realizar un compendio de elementos básicos para la consecución del éxito de la implantación de un portal del empleado en la e-Administración educativa sobre la base de los estudios científicos previos relacionados con esta materia.

El portal del empleado público educativo es la herramienta fundamental para la gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento necesita apoyarse en la cultura de la organización para ser eficaz. En el ámbito de la educación la cultura de la organización está indisolublemente vinculada a un conjunto de competencias profesionales de los docentes (Comisión Europea, Dirección General para la Educación y la Cultura, 2005).

El portal del empleado público educativo debe ayudar a la creación de conocimiento basado en estas competencias mediante acciones de e-learning y a la codificación y transferencia del conocimiento útil generado mediante un repositorio de recursos educativos.

A raíz de las necesidades del docente, el portal proporcionará la oferta formativa que le permita alcanzar las competencias de las que carezca o mejorar aquellas otras que requieran de una actualización. En cualquier caso, la adquisición de competencias se basa en la realización de tareas prácticas que midan el rendimiento alcanzado por el docente en el uso de la competencia que se está desarrollando a través de la acción formativa.

La gestión del conocimiento de la organización ha de apoyarse a su vez en un repositorio donde se aloje la información relevante siguiendo un criterio de organización basado en las competencias profesionales. El repositorio permite la recopilación de la información relevante y su reutilización y diseminación a lo largo de toda la organización. Se halla estrechamente relacionado con las actividades formativas ya que como resultado de estas se alimenta el repositorio y a su vez éste puede funcionar como instrumento para la formación.

Estado del arte

Administración electrónica y portales del empleado

Según Valenti, Anta y Benderski (2003:69) y Gil-García (2012:12) la administración electrónica, por analogía a las organizaciones privadas, se organiza en cuatro apartados: G2C -Government to Citizen- que regula las relaciones con los ciudadanos; G2B -Government to Business- encargada de la interacción con las empresas; G2G -Government to Government- o relaciones con otras Administraciones; y G2E -Government to Employee-, que se ocupa del ámbito del personal al servicio de la Administración. En este contexto, los portales del empleado en la Administración Pública parecen el medio idóneo en el que desarrollar las actividades encuadradas en el G2E.

Los esfuerzos de la Administración pública por modificar el marco de las relaciones de trabajo como una consecuencia lógica de la adaptación de las TIC da como resultado la creación de los llamados portales del empleado público. Un “Portal del Empleado” en una organización de cualquier tipo es definido por Polgar, Bram y Polgar (2006:119) como un punto de acceso único al conjunto de servicios que por vía telemática ofrece esa organización a su personal. En el ámbito empresarial se va generalizando su uso, en particular entre empresas de gran dimensión, pero su aplicación en el sector público se encuentra aún en las primeras fases (Almarabeh y Abuali (2010); Lee, 2010a; Lee, 2010b; Grönlund, 2010; Lee, Chang y Berry, 2011).

Factores de éxito en la e-Administración

Los estudios que analizan las posibilidades de medición de la eficacia de la e-Administración se clasifican en dos categorías: los que utilizan los resultados directamente relacionados con la implantación del sistema como único instrumento de medida y los que usan fundamentalmente la modificación de las estructuras organizativas como instrumento. Ambas corrientes nos proporcionan una visión a posteriori del grado de consecución de los objetivos iniciales pretendidos al implantar el sistema, pero no nos muestran la causa de este éxito (Abuali, Alawneh y Mohammad, 2010; Gieber, Leitner, Orthofer y Traunmüller, 2010).

Entre los primeros se miden aspectos como la transparencia, la eficacia y la eficiencia o la calidad de los servicios (Bandyopadhyay y Sattarzadeh, 2010; Baqir e Iyer 2010; Luna-Reyes et al. 2010; Lux Wigand 2011; Rahman 2010; Smith 2010). Analizando cada uno de estos:

Transparencia y participación activa en la actividad pública: la creación de nuevos canales de comunicación que se deriva de la implantación de la e-Administración hace visibles grandes cantidades de información relevante para el conocimiento de los servicios públicos, mejorando el proceso de rendimiento de cuentas ante el público. Esto no será posible sin el desarrollo de canales de comunicación eficaces y fáciles de usar (Yao, Lee, Hong y Weng., 2010). Por lo tanto, la transparencia, la participación, el grado de apertura y la rendición de cuentas son medidas del éxito de la e-Administración (Pina, Torres y Rollo, 2010)

Eficiencia y reducción de costes: la mejora en la gestión económica de los servicios públicos, es una de las principales fuentes para la medición del éxito en la implantación de la e-Administración, tanto en lo que respecta a la reducción de los recursos necesarios para su provisión (Bandyopadhyay y Sattarzadeh, 2010; Baqir e Iyer., 2010; Rahman, 2010) como en aspectos relacionados con la mejora de la eficiencia (Baqir e Iyer., 2010; Corradini, Falcioni, Polini, Polzonetti y Re, 2010). Los estudios empíricos que exploran esta vía encuentran serios problemas para la correcta medición del éxito, como las propias dificultades que existen para la cuantificación de los resultados de la Administración Pública, la falta de una metodología única para la recogida y tratamiento de los datos en diferentes servicios o la indefinición de los objetivos a alcanzar.

Mejoras en la eficacia de las políticas: los objetivos más modestos que se fijan en la implementación inicial de iniciativas de e-Administración como la mejora general en el servicio o la reducción de costes, dejan paso a posteriori a otros más ambiciosos, como la provisión de servicios en áreas cruciales como sanidad o educación (Luna-Reyes et al. 2010; Olbrich 2010). Es preciso tener en cuenta algunos factores importantes, como que la consecución de resultados en estas áreas no puede ser medida en el corto plazo, que es necesario desarrollar una metodología común para la medición de los resultados obtenidos, y que es necesario preservar la privacidad de información sensible cuando se comparten datos entre varios departamentos para conseguir la medición de la consecución de objetivos (Baqir e Iyer, 2010; Carter y McBride 2010).

Mejora de la calidad del servicio: la mayor parte de los estudios sobre este tema la consideran la principal fuente de medición del éxito de las iniciativas relativas a la e-Administración (Baqir e Iyer, 2010; Luna-Reyes et al. 2010; Lux Wigand, 2010; Rorissa, Demissie y Pardo, 2010). Las iniciativas para la mejora de los servicios en la Administración siguen los pasos de las desarrolladas en el sector privado para su relación con los clientes. Los principales problemas se encuentran en los problemas de determinados colectivos para el acceso a los servicios online.

Figura 1. Conjuntos de indicadores directos del éxito de la e-Administración

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Por lo que respecta a los instrumentos de medida que tienen que ver con las mejoras políticas, organizacionales y técnicas, es evidente que la introducción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la Administración pública tiene efectos no solo en los productos o servicios que provee la Administración sino en la propia estructura de las organizaciones públicas y en las percepciones y comportamientos de los quienes se relacionan con ellas (Bandyopadhyay y Sattarzadeh, 2010; Cordella e Iannacci 2010). Gil-García (2012:44) afirma que, si bien los resultados de la actuación de las Administraciones Públicas que hemos esbozado en los párrafos anteriores pueden manifestarse o no debido a la gran heterogeneidad de las iniciativas públicas tendentes a implantar la e-Administración, la transformación de la estructura organizacional es un factor común a todas ellas, por lo que su estudio se configura como un elemento clave para el análisis del éxito de estas iniciativas (Hanna, 2011). Asimismo, es evidente que la implementación de sistemas basados en tecnologías de la información y las comunicaciones no supone por sí misma un cambio sustancial en la interacción con los usuarios; factores sociales y de la propia organización modulan el éxito de estas iniciativas y deben de ser tenidos en cuenta en una visión amplia. Como hemos enunciado, las mejoras pueden ser de índole organizacional, política o técnica y se caracterizan a grandes rasgos por los siguientes elementos:

Figura 2. Conjuntos de indicadores relacionados con las mejoras indirectas derivadas de la implantación de la e-Administración

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El estudio de los factores que conducen a una implementación exitosa y, por lo tanto, a unos resultados ajustados a los objetivos previstos, ha evolucionado desde varios puntos de vista en la literatura científica. Si bien algunos autores creen que el elemento más significativo es el uso de herramientas administrativas, como la gestión estratégica o la reingeniería (Yu y Jansen, 2010), otros opinan que es el comportamiento individual y la aceptación del cambio el factor determinante (Rowley, 2011). Gil-García (2012:23) sistematiza las distintas corrientes y presenta un esquema con cinco tipos de factores de éxito:

El conjunto de factores que hemos señalado no debe de ser estudiado únicamente a través de los efectos directos que cada uno de ellos tiene sobre la solución tecnológica que se pretende implementar, sino también prestando atención a las interrelaciones que entre los mismos factores se producen (Gil-García, 2012). En todo caso, el contexto es difícil y, en cualquier caso costoso técnica y económicamente, de controlar.

Discusión

En el caso de la educación superior, nuestra propuesta consiste en la creación de un portal del empleado basado en la gestión del conocimiento. Para ello nos basamos en la integración en los portales del empleado de las competencias profesionales de los docentes.

La gestión del conocimiento es un factor clave para cualquier organización, pero aún lo es más para la educación, cuyo objetivo es la creación y difusión del mismo. La gestión del conocimiento a través de portales del empleado en Administraciones educativas se centra en la adquisición y mejora de competencias por parte de los profesores (Pérez, 2013) y en la creación y mantenimiento de un repositorio educativo (Vélez-Rivera, Rodríguez-Martínez, Díaz, Núñez-Molina & Rivera-Vega, 2010)

Sobre la base de los factores de éxito planteados y prescindiendo del contexto, que como hemos dicho no puede ser controlado con garantías, proponemos los siguientes factores de éxito para un portal del empleado en el ámbito de la educación superior:

Conclusiones

En conclusión, la implantación o mejora de los portales del empleado en el ámbito educativo es una oportunidad para la introducción de un sistema de gestión del conocimiento basado en competencias. En este contexto, el conjunto de medidas planteadas se configura como el grupo de elementos básicos para el éxito de este tipo de iniciativas.

La incidencia de algunos de estos factores de éxito está supeditada a la previa implementación de otros. En el listado que hemos presentado se mencionan primero aquellos factores que son clave para la implementación de otros dentro de cada una de las cinco categorías básicas. Así, en el caso de los factores institucionales, es fundamental el conocimiento del nivel de competencias del profesorado para el desarrollo del resto de los factores de éxito. En otros ámbitos, como por ejemplo el tecnológico, la prelación entre los distintos factores de éxito mencionados es difusa, siendo todos ellos de la mayor importancia para el desarrollo de los factores clasificados en otras áreas.

El éxito de un portal del empleado en educación superior es, por lo tanto, un proceso evolutivo donde un núcleo de factores de éxito inicial permite el desarrollo posterior del resto. Entendemos que este conjunto inicial de factores está compuesto por los llamados factores organizacionales (objetivos, competencias clave, estrategias), el traspaso correcto de los datos procedentes de las aplicaciones anteriores a la implantación del sistema, la creación de repositorios educativos estructurados y de uso sencillo, la integración de software para la creación de contenidos y entornos virtuales de aprendizaje compatibles con los estándares habituales, el conocimiento del nivel inicial de competencias clave de cada profesional y la formación del profesorado ante las modificaciones de su entorno que implica la implantación del portal.

Cuadro 1. Prioridades entre los factores de éxito

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En definitiva, el éxito en la implementación de un portal del empleado en el ámbito de la educación superior implica no solo tener en cuenta un conjunto de factores de éxito, sino también que existen prioridades entre ellos. El portal se basará en un primer momento en un núcleo reducido de funcionalidades basadas en factores de éxito inicial para ampliarse posteriormente sobre la base de un conjunto más amplio de elementos fundamentales.

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